中小企业人力资源管理系统的分析与设计

  中小企业人力资源管理系统的分析与设计

   文/冯利伟

   【摘要】现代企业的竞争是人才的竞争。随着信息化时代的到来,现代企业的人力资源管理也逐渐从人工管理向信息化管理转变。人力资源管理信息化有利于提高企业的管理效率,减少人工错误。中小企业的人力管理投入成本较少,因此与大公司相比,中小企业的人力资源管理系统对设计成本和实用性的要求更高一些。本文分析了我国目前中小企业的人力资源管理系统的应用现状,介绍了B/S 技术和ASP.Net 技术,基于B/S 技术和ASP.Net技术开发出了一个适用于中小企业的人力资源管理系统。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词中小企业;人力资源;管理系统;分析设计

   【作者简介】冯利伟,内蒙古财经大学工商管理学院讲师,研究方向:组织行为与人力资源管理。

   随着我国与国际市场的逐渐融合,中小企业面临着前所未有的发展机遇和挑战。中小企业的管理问题关系到企业的生产与发展。我国中小企业的企业规模较小,一般依靠微薄的利润盈利,对管理的投入与重视都不能与大企业、上市公司相提并论。然而,反过来,不完善的管理制度又制约了中小企业的发展。人力资源管理是企业管理的重要组成部分。近几年来,以计算机技术与网络技术为依托,我国企业的人力资源管理逐渐跨入了信息化时代。人力资源管理信息化可以有效地提高管理水平,节约管理成本。要实现企业人力资源管理现代化的目标,建立人力资源管理信息系统是必经之途。国外企业的人力资源管理系统发展比较成熟,但是国外的人力资源管理系统在我国的适用性不强。一方面外国产品与我国大多数企业的人力资源管理实际情况不相符,实用性不强;另一方面,外国产品的价格比较昂贵,我国的企业难以承受。因此,即使国外的产品技术发展比我国要快,但是我国企业要发展人力资源管理系统仍然要依靠国内产品。与大企业相比,中小企业的经营规模较小,投入的管理成本比较小,人力资源管理信息化的发展进程比较慢。如何建立人力资源管理系统,实现人力资源管理信息化,是我国中小企业经营者和管理者必须直面的问题。

   一、中小企业人力资源管理系统的发展现状

   (一) 中小企业人力资源管理系统的有关情况

   人力资源管理系统,简称HRMS,是指以信息技术为依托的人力资源管理信息系统。与传统的人力资源管理方式相比,人力资源管理系统可以有效地减少人工管理带来的工作失误,规范人力资源管理制度的实施过程。目前,我国企业的人力资源系统发展已初具规模,尤其是大中型企业的人力资源管理系统,主要有通用型、专业型和完全客制化三种类型。通用型、专业型和完全客制化三种类型的成本投入呈递增趋势,而随着投入成本增加,系统的性能等级不断提高。通用型的人力资源管理系统的投入成本最小,适合对人力资源成本投入较少的企业。专业型的管理系统是按照不同行业的特色进行开发的系统。随着企业规模逐渐壮大,为了满足建立更先进的企业人力资源管理制度的需要,就需要借助专业型的管理系统。对比通用型的管理系统,专业型的针对性比较强,可以进一步满足企业建立科学人力资源管理系统的需要。如果要建立具有企业特色的独特的人力资源管理系统,就要进行客制化。完全客制化的投入成本最高。它是由软件开发商根据企业的情况进行量身定做出一个新的管理系统。

   根据《2011年中国人力资源信息化回顾与展望》的数据显示,2011年中国中小企业的HRMS的使用率仅为30%左右,100 人以下的企业仅为19%。虽然在过去两年多的时间里,中小企业的HRMS使用率有所上升,但仍然达不到世界上发达国家的水平。要提高中小企业的管理水平,必须加大中小企业人力资源管理信息化的步伐,推进人力资源管理信息化建设的进程。

   (二) 中小企业建立人力资源管理系统的可行性

   根据上述分析,目前比较适合中小企业的管理系统是通用型的管理系统和专业型的管理系统。而完全客制化系统的成本投入和系统研制时间非常长。依照我国目前中小企业的发展规模及经营情况,完全客制化系统在我国中小企业的可行性非常小。通用型和专业型的管理系统各有优点和不足。对于中小企业来说,通用型的人力资源管理系统比较有吸引力,且可以满足目前的人力资源管理的需要。但是,从长远的角度来看,通用型管理系统的升级成本比专业型的升级成本高。如果企业花费了大量的人力物力的人力资源管理系统在将来无法适应企业发展的需求,那么就会造成资源的浪费。而作为专业型的人力资源管理系统,虽然升级成本较低,但是如果要购入整套的人力资源管理系统,成本就会远远超出中小企业所能承受的能力范围。且针对中小企业目前的发展人员规模与人力资源管理需要,使用专业型的人力资源系统给人以杀鸡用牛刀之感。考虑到我国中小企业的现状,综合各个条件,本文选择了通用型的管理系统,即开发时不考虑各个行业的特征。

   针对系统面向的客户群是中小企业,成本控制就成为系统设计的主要考虑因素。首先,要控制系统的开发成本,降低系统的价格。其次,要考虑系统日常运行的成本。中小企业的员工人数通常比较少,不需要太过于复杂的运行系统。尽量降低操作的难度,使操作人员只要具有基础的计算机知识就可以进行操作。最后,要考虑系统日常维护的成本。设计出的系统日常维护工作要简单,只要通过系统软件和相应的操作人员就可以完成。

   二、中小企业人力资源管理系统的技术介绍

   (一) B/S结构

   B/S结构,即Browser/Server结构,是指利用浏览器作为客户端的一种信息管理系统。B/S结构是对C/S三层应用结构改进后的一种结构方式。C/S二层应用结构是20世纪90年代发展成熟的一种技术。这种结构是为了实现信息共享而提出的,它定义了工作站与服务器连接的方式,实现了将数据和应用分布到多个处理机上。C/S的体系结构包括三个主要组成部分,即数据库服务器、客户应用程序和Internet 网络。C/S体系结构实现了信息共享的目的,操作方式简便,受到了人们的欢迎。然而,随着软件的复杂程度加剧,C/S二层结构已不能满足实际软件应用的需求。因此,出现了C/S三层结构,即B/S结构。B/S结构是将应用功能分成表示层、功能层和数据层。与C/S结构相比,B/S增加了一个应用服务器,通过将应用逻辑驻留在应用服务器上,使得客户机上只有表示层存在,减轻客户机的负担。B/S结构的工作界面是通过浏览器打开的,而主要的事务逻辑是在服务器端实现。这种处理模式对降低客户的成本具有非常明显的优势。一方面,这样处理最大限度地减轻了客户端的电脑负荷;另一方面,这样处理非常有效地降低了系统的维护与升级工作量。双管齐下,实现降低客户总体成本的根本目的。另外,利用B/S结构开发软件相对比较容易,应用数据库的难度比较低,而且支持不同的接入方式,软件的访问和操作比较简单。C/S和B/S两种结构各有各的优点。与B/S相比,C/S结构的开发历史更为悠久,技术发展成熟度和稳定程度都更高,因此更受专业开发人员的喜爱。然而C/S结构开发出来的软件操作、维护和升级都比较麻烦,对操作人员的技术要求比较高,而且C/S结构的兼容性远远没有B/S强,一旦客户端存在不同的操作系统,就还要研究不同操作系统之间的接入问题。考虑到中小企业人力资源管理系统的成本需要以及现实需求,本文采用了B/S结构作为人力资源管理系统的开发基础。

   (二) ASP.NET 技术

   Web,简称“WWW”,是World Wide Web 的简称。Web开发是应用B/S结构的必要步骤,本文采取ASP.NET技术进行Web开发。ASP.Net是由微软开发的一个统一的Web开发平台,可以满足所有开发web应用的需求,具有完整性和可拓展性。与以前的其他编程模型相比,ASP.NET提供了基于组件的架构和开发范例,降低了编程的难度。ASP.NET的兼容性非常强。另外,ASP.NET可以通过接口访问.NET Framework 的服务,使得程序开发人员可以比较轻松地获得外界的技术信息,降低了程序开发工作的工作量,也降低了开发程序的成本。综上,ASP.NET技术有利于降低开发的难度与成本,提高系统的兼容性,降低对操作人员的技术要求。

   三、中小企业人力资源管理系统的系统设计

   (一) 总体框架

   人力资源管理系统软件设计流程具体如图1所示,在系统启动后,系统自动完成初始化工作,软件进行初始化设置,用户登录信息验证无误后进入系统主界面。本文设计的人力资源管理系统的总体框架主要分为系统管理、人事档案、日常管理和薪酬福利管理四个模块,每一个模块又由几个子模块组成。

   (二) 系统管理模块

   系统管理模块的子模块包括系统登录与系统设置两个模块。

   1.系统登录。系统登录模块设计主要内容是系统登录流程设计。用户在登录时录入用户名与密码,登录系统收集登陆者的身份信息,传送信息到服务器进行验证,首先判断用户名与密码是否正确,再判断用户名所拥有的权限,服务器通过匹配客户端的数据与数据库中的数据,匹配一致后允许用户登录到系统内部。

   2.系统设置。系统管理员通过系统设置这个子模块,可以定期备份系统的数据,也可以通过这个子模块实现系统的初始化。另外,系统管理员还可以通过这个子模块管理用户的信息与权限。

   (三) 人事档案模块

   人事档案模块的子模块包括应聘登记、调动记录与员工档案三个子模块。

   1.应聘登记。应聘登记工作由人事管理部门负责,应聘登记流程如图2所示。在确定员工应聘成功后,人事管理部门的工作人员进入应聘子模块,加载应聘信息录入窗口,录入应聘人员的情况,信息录入成功后,数据窗口提取信息将信息并发往系统中心。录入信息包括人员的入职时间、应聘资料、签订合同等。

   2.调动记录。当员工离职、复职以及岗位发生调动时,将员工的岗位信息记录在调动记录模块中。调动记录子模块的工作流程如图3所示。首先,当员工调动事实发生后,将有关信息提交给人力资源部,人力资源部的管理人员加载员工的部门及职位信息,将信息进行修改,更新员工档案资料,形成新的员工档案。

   3.员工档案。员工档案主要记录员工从入职到离职的奖惩情况、培训经历等在职基本情况,另外还包括住址、电话等个人基本信息。员工档案的录入流程与更新和应聘登记、调动记录相似,此处不做赘述。

   (四) 日常管理模块

   日常管理模块包括部门人员统计和部门业绩考核两个子模块,而部门业绩考核又分为部门业绩情况、员工业绩和员工考勤三个子模块。日常管理模块的操作权限扩大到每个部门的管理人员。每个月每个部门的管理人要负责将本部门的业绩情况录入系统,人事管理部门负责最后的统计工作。

   (五) 薪酬福利管理模块

   薪酬福利模块包括薪酬管理和福利管理两个子模块。薪酬模块的内容包括员工的基本信息、奖惩情况、基本工资情况等。福利模块包括住房补贴和个人保险。管理员可以通过修改模块内的员工信息来实现对员工薪酬的管理。薪酬计算方式为薪酬=基本工资±奖惩+员工福利。

   (六) 系统总结

   本文设计的人力资源管理系统包括系统管理、人事档案、日常管理和薪酬福利管理四个大模块。其中,系统管理模块包括系统登录和系统设置模块;人事档案模块包括应聘登记、调动记录与员工档案三个子模块;日常管理模块包括部门人员统计和部门业绩考核两个子模块;薪酬福利模块包括薪酬管理和福利管理两个子模块。管理权限方面,公司人力资源管理部门拥有最大的权限,可以对所有模块的信息进行修改和查看。另外,公司各部门的管理人拥有本部门信息修改和查看的权限。公司的全部员工都有查看本人信息的权限,但是没有修改的权限。

   面对竞争日益激烈的中国市场,中国的中小企业必须重视管理的作用才能抓住机遇,在市场上占有一席之地。作为管理中至关重要的一环,企业人力资源管理要紧跟时代步伐,实现信息化管理,有效地提高人力资源管理的效率,降低管理的成本。

   (责任编辑:刘明)

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